Un webinaire (webinar en anglais) est un mot-valise associant les mots web et séminaire, créé pour désigner toutes les formes de réunions interactives de type séminaire faites via internet généralement dans un but de travail collaboratif ou d’enseignement à distance.
Pour créer un webinaire, en dehors d’avoir quelque chose à faire apprendre, il faut connaitre la procédure prévue par l’interface et être attentif à quelques principes.
La procédure pour programmer un webinaire (avec Allo Cloud)
- Connectez-vous avec votre login et mot de passe, vous arrivez à l’interface illustrée ci-dessous
Observez la liste des réunions déjà programmées. Vous ne pouvez pas programmer une réunion au même moment!
- Cliquez sur « Panifier une réunion »
Complétez les informations utiles. À ce stade, vous pouvez déjà inviter des personnes si vous connaissez déjà les participants. N’oubliez pas de cocher l’option » Envoyer une invitation à une réunion à mon adresse e-mail ».
Si vous cliquez sur « Planifier une réunion » au bas de la page, votre programmation est terminée.
Vous voyez le résumé de votre programmation. Pour inviter des personnes à votre webinaire, il suffit d’envoyer aux personnes concernées l’adresse URL qui se trouve dans « Lien unique vers la réunion » et qui commence par https://
Vous avez également obtenu une confirmation par mail.
Dans celle-ci, vous retrouverez:
- l’adresse URL (https://…) qui est à communiquer aux participants;
- une autre adresse très importante à communiquer aux participants (https://meeting.allocloud.com/test-environment). Cette dernière permet de tester son matériel avant le webinaire. Cela évite de perdre du temps et des participants en cours de route.
- une indication concernant le type de navigateur à utiliser. Par défaut, demandez aux utilisateurs d’utiliser Google Chrome. À l’heure actuelle, c’est le seul à ne pas poser de problème.
Des options pour programmer une réunion.
Il est souhaitable que les personnes qui se connectent à votre webinaire aient un message d’accueil et/ou le programme de la formation et/ou des documents utiles…
Pour rappel, le webinaire est ouvert 15 minutes avant l’heure programmée. Des participants seront donc peut-être là avant vous et ils risquent de s’inquiéter s’ils n’entendent et/ou ne voient rien.
L’ajout d’informations utiles avant le début du webinaire se fait soit lors de la programmation dans la rubrique « Options de réunion », soit en modifiant à posteriori la programmation de votre webinaire.
Pour une modification de votre programmation, cliquez sur le crayon sur la ligne de votre webinaire.
L’illustration ci-dessous donne un exemple de texte ajouté dans la fenêtre « Agenda » qui est celle affichée par défaut lors de la connexion à un webinaire et un document qui sera utilisé lors de la rencontre.
Quelques points d’attention pour le déroulement du webinaire
- La durée limitée à 45 minutes. L’attention demandée étant importante, il est indispensable de cibler l’information. Il est préférable de faire deux webinaires de 45 minutes plutôt qu’un seul de 90 minutes. Le webinaire se termine automatiquement à l’heure programmée. Un rappel visuel s’affiche 5 minutes avant la fin et vous avez la possibilité de prolonger la rencontre si nécessaire.
- Un timing serré et sans temps morts. N’ayant pas un contact visuel et/ou non verbal avec les participants, les temps d’inactivité inciteront les participants à quitter votre formation. Si vous ne voulez pas terminer seul …
- La présence d’au moins un coanimateur. Assurer une formation à flux tendu ne permet pas de gérer les questions des participants, les demandes d’interventions, les éventuels problèmes techniques de l’un ou l’autre, la mise à disposition de liens, de documents … Le coanimateur peut être une personne connectée comme participant à qui vous donnerez des droits spéciaux au début de la formation. C’est aussi une personne qui est connectée en tant qu’administrateur avec le même login/mot de passe que vous et qui entre dans le webinaire par l’interface de l’administration : icône d’accès sur la ligne de programmation du webinaire active 15 minutes avant le début. Dans ce dernier cas, la personne à automatiquement tous les droits de gestion.
- Garder les 5 dernières minutes afin de permettre aux participants de déposer des questions, des remarques… Gardez à l’esprit que toutes les informations écrites dans les différents onglets ainsi que les documents proposés au téléchargement seront automatiquement envoyés aux participants qui ont encodé leur adresse mail lors de la connexion au webinaire. Il est donc utile de demander à un coanimateur de compléter le compte rendu en cours de déroulement.
L’interface du webinaire
Toute personne qui se connecte au webinaire le fait par une interface dans laquelle il précise son adresse et accepte les conditions d’utilisation.
En tant qu’animateur, vous accédez à l’interface suivante, elle est identique à celle des participants.
Le rôle des différents onglets
Les différents onglets vous permettront de réaliser la présentation et/ou d’interagir avec les participants.
Dès qu’un élément est ajouté à un onglet, ce dernier est mis en évidence par un symbole qui attire l’attention.
L’onglet document
Il est alimenté par vous et les participants.
Les documents mis à disposition peuvent être téléchargés mais surtout, ils peuvent être visualisés de manière collective.
En plus de cette visualisation, chacun pourra annoter le document. Les annotations sont conservées.
L’onglet « Chat de groupe »
Il permet à chacun de déposer des remarques. Les éléments sont visibles par l’ensemble des participants.
L’onglet » Partage d’écran »
Une option indispensable pour la formation. Elle permet au formateur de projeter son écran pour tous les paticipants. Pour des raisons de confort, il est presque indispensable d’avoir deux écrans connecté à son ordinateur.
Cliquez sur l’onglet puis sur l’icone en forme d’écran.
Choisissez l’écran que vous souhaitez partager.
Vous verrez une copie de votre écran dans l’interface du webinaire. Cette double vue (qui n’est pas possible avec un seul écran) est utile pour adapter la taille des éléments affichés afin qu’ils soient lisibles par tous. Les 
utilisateurs peuvent agrandir l’affichage en cliquant sur l’icone en haut à droite de la fenêtre.
Si vous n’avez qu’un écran, vous choisirez l’option « Fenêtre de l’application ». Dans ce cas, cette fenêtre occupera tout votre écran et vous n’aurez pas de vue sur le rendu dans la fenêtre du webinaire.
L’onglet « Classroom »
Dans cet onglet, le formateur peut voir toutes les personnes qui sont connectées (jusqu’à 50).
C’est aussi dans cet onglet que le formateur peut donner des autorisations spéciales pour permettre à un ou deux coanimateurs d’interagir (ou permettre à n’importe quels participants de prendre la parole ou partager son écran*). En cliquant sur « Autorisations », vous décidez de ce que peut faire le participant (sélectionnez tout pour le coanimateur). Ces autorisations sont celles définies par défaut et elles peuvent être modifiées dans l’interface de programmation des webinaires.
* le partage d’un écran par une autre personne que le formateur nécessite que le formateur arrête préalablement de partager son écran (un seul partage est possible).
Si je donne la permission d’interagir en audio/vidéo avec un participant, il sera visible pour tous les participants.
Note: si un coanimateur gère les aspects techniques, demandez-lui de désactiver son micro afin d’éviter des bruits parasites. Il peut aussi désactiver sa vidéo.
C’est également dans cet onglet que les participants pourront se manifester en levant la main. Si un participant lève la main, vous serez informé par un avertisseur visuel sur l’onglet.
C’est aussi une manière de vérifier si tout le monde a compris ou a été capable d’accomplir une tâche (vous demandez aux participants de lever la main dans telle ou telle situation).
Toujours dans cet onglet, vous avez une option « Désactiver le mode de présentation vidéo ». Si vous cliquez sur cette option, les participants n’auront plus accès aux différents onglets et seuls les écrans vidéos seront visibles sur les écrans des participants. Cette option permet de focaliser l’attention sur l’un ou l’autre commentaire que vous devez faire. En cliquant à nouveau sur l’option, les participants retrouvent l’ensemble des onglets.